1 – Valider et envoyer les copies sur internet

Un seul bouton permet de faire les deux opérations de validation et d’envoi du lot de copies.Une fois le lot validé, celui-ci est envoyé directement sur la plateforme internet dans votre compte Viatique Passnum.

Une interface de progression de l’état de l’envoi est affichée jusqu’à ce que le lot soit envoyé.

2 – Consultation des copies

Une fois les copies envoyées sur la plateforme Viatique Passnum, vous pouvez vous connecter pour les consulter depuis l’interface de correction du menu Epreuves, en sélectionnant l’épreuve numérisée.

3 – Correction des copies

Les copies sont donc disponibles à la correction via l’onglet Epreuves et le menu Correction. Vous pourrez dès lors corriger les réponses ou vérifier les résultats corrigés automatiquement dans le cas des QCM.

Pour plus d’informations sur la correction des copies, veuillez consulter les aides fournies sur la plateforme Viatique Passnum.

4 – Résolution des problèmes

Des problèmes qui apparaissent dans l’interface de Numérisation peuvent être consultés et résolus depuis le bouton Problèmes. Les problèmes à résoudre ici peuvent être :

• Choisir la version à conserver d’une copie doublon
• Déterminer la case cochée sur une copie en cas de doute à l’aide des cases à cocher numériques
• Accepter ou non l’ajout de candidats 

1 – Rechercher un candidat

La fonction de recherche permet d’accéder rapidement à un candidat. La recherche peut porter sur le code du candidat, le nom, le prénom ou la date de naissance.

2 – Contrôler la qualité des copies

Afin que les correcteurs ne soient pas gênés par des copies dont l’encre utilisée est trop claire, le bouton Contrôler permet d’accentuer le contraste sur une copie.

Si l’ajout de contraste ne permet pas d’améliorer la qualité de la copie, il sera nécessaire de dissocier la copie et de la numériser à nouveau avec des paramètres plus adaptés. 

3 – Vérifier la pagination

Pour les épreuves de type Rédactionnel, plusieurs copies peuvent être associées à un candidat (pas de copie doublon). Le candidat peut remplir plusieurs feuilles en indiquant sa pagination dans l’encart en bas à droite de la page.

Cette zone est affichée afin que vous puissiez vérifier que la pagination est bien correcte. 

Une fonction plus rapide permet d’afficher uniquement les zones de pagination de toutes les pages. Pour cela, le bouton permet d’afficher un panel contenant l’ensemble des vignettes de pagination de la copie. Les outils permettent le déplacement des pages (voir Déplacer les pages).

4 – Déplacer des pages

Il est possible de déplacer les pages au sein d’une copie. Il suffit d’effectuer une sélection de la page à déplacer et de cliquer sur le bouton de déplacement : à droite, à gauche, au début, ou à la fin.

5 – Ajouter un cartouche d’anonymat

Les épreuves créées via la plateforme peuvent être anonymes ou non dès la numérisation. Une option du module de lecture peut être choisie afin d’ajouter une zone supplémentaire de masquage sur une copie. Cette zone peut être déplacée et supprimée.

Que l’épreuve soit anonyme ou non, un cadre vert positionne la zone d’identification qui peut être masquée à la correction. Ce cadre, ajouté par défaut ne peut pas être supprimé. Seuls les cadres rajoutés manuellement peuvent être supprimés.

Le dimensionnement de la zone est réalisé en plaçant la souris sur le point dans le coin supérieur gauche.

– Ajouter un cadre

Pour ajouter un cadre, il suffit de se placer sur la page, cliquer sur le bouton « Ajouter un cadre de masquage » et dimensionner et positionner le rectangle sur la zone.

– Déplacer un cadre

Pour déplacer, garder le clic de la souris enfoncé et déplacer l’image à l’écran.

– Supprimer un cadre

Pour supprimer une zone de masquage que vous avez ajoutée, positionnez-vous sur la page grâce aux boutons de navigation au dessus de l’image, et cliquez sur le bouton de suppression.

6 – Ajouter un candidat

Il est possible d’ajouter un candidat absent de la liste de l’épreuve, directement dans l’interface de Validation. En cliquant sur « Ajouter un candidat », une fenêtre de saisie permet d’entrer les informations relatives au nouveau candidat. Si ce candidat existe déjà dans la liste, le logiciel vous en informera.

Dès la création d’un nouveau candidat, la demande d’ajout est envoyée sur la plateforme. Depuis la plateforme internet,  l’utilisateur ayant les droits de modification des listes de candidats gère la validation de l’ajout du candidat à la liste de l’épreuve. »

1 – Problème d’association

Les problèmes relevés sont des alertes résultants des contrôles effectués automatiquement lors de la numérisation. L’application vous permet ensuite de traiter ces alertes.

2 – Problème de copie doublon

Pour les épreuves autres que rédactionnelles, l’application ne permet pas d’associer automatiquement plusieurs copies à un même candidat. Si la seconde copie est considérée comme la copie à prendre en compte, la première copie sera supprimée.

Pour les questionnaires réponses et grille de QCM, le nombre de pages par candidat ne peut dépasser le nombre de page de la grille (A4 recto) du questionnaire avec les réponses (A4 ou A3 recto-verso maximum). Toute copie numérisée en plus pour un même candidat est alors considérée comme un doublon.

Note : Deux versions ou deux documents numérisés pourront être envoyés sur la plateforme. Il faudra ensuite sélectionner la version à prendre en compte.

3 – Problème de code document incorrect

Les copies disposent d’un code du document lié à l’épreuve, placé en bas à droite du document. Si ce code est altéré ou qu’il ne correspond  pas à la bonne épreuve, la copie n’est pas associée.

Si le code est altéré, les données sont tout de même lues et donc la copie peut être associée sans avoir à saisir les informations du document.

Si le code de toutes les copies d’une épreuve est altéré, l’option « Ne pas tenir compte du code document » permet de numériser quand même le lot. Cette option est accessible depuis le bouton Options.

Remarque : Cette manipulation n’est pas rétroactive, il faudra cocher cette option et numériser à nouveau les copies.

4 – Problème de lecture de la copie

Cette alerte indique que le document n’a pas pu être lu.

La copie apparaît en rouge. Elle peut toutefois être associée à un candidat (voir Associer une copie) mais il sera nécessaire de saisir manuellement les informations que vous pouvez y lire depuis la plateforme internet.

Ce problème peut survenir si la copie est très altérée ou lorsque la page ne correspond pas physiquement à l’épreuve en cours.

La validation est l’étape à laquelle vous pouvez :

• Contrôler et résoudre les éventuels problèmes d’identification
• Visualiser les images des copies
• Envoyer les copies vers la plateforme internet 

1 – Importation d’images et PDF

L’application permet de traiter des fichiers images (JPEG et TIF) et PDF. Cette fonctionnalité permet de traiter des copies, même si vous ne disposez pas de scanner relié au logiciel directement ou par réseau.

Pour importer des documents, cliquez sur Options depuis l’interface Numérisation, et cochez la case pour activer le mode « Acquisition par images ». L’interface affiche alors des fonctions permettant de choisir des fichiers images ou PDF.

Vous pouvez importer des fichiers un à un ou sélectionner un répertoire contenant les images.

Une liste affiche toutes les images et les fichiers PDF présents dans le répertoire.

Vous pouvez supprimer les fichiers que vous ne souhaitez pas traiter en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton correspondant.

Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton « Démarrer le traitement ».

Restrictions :

• L’importation des images en JPEG et TIF est applicable uniquement sur les épreuves ne disposant que d’une page : Grille de QCM ou Questionnaire réponse d’une seule page.
• Pour les épreuves multipages, l’importation ne traite que des fichiers PDF. Il est possible d’avoir un fichier PDF par copie, ou bien un seul fichier PDF contenant toutes les copies.
• Aucune manipulation sur les pages dans le fichier PDF ne sera possible.
• Seuls les formats A4 et A3 sont gérés.
• Les images importées doivent être numérisées en format Portrait.

2 – Importation des images Tif

Vous avez la possibilité d’importer et de traiter des fichiers Tif. Ce type de fichier est compatible pour la lecture automatique dans Viatique ePASS.

Note : Seuls des fichiers Tif correspondant aux formats de copies générés par la plateforme pourront être traités.

3 – Importation des images JPEG

Les images en JPEG doivent impérativement avoir une résolution d’au moins 200 DPI pour une lecture optimale.

La résolution des images envoyées sur la plateforme, sera automatiquement modifiée à 150 DPI pour un affichage rapide et suffisamment détaillé pour une correction confortable.

Note : Seuls des fichiers JPEG correspondant aux formats de copies générés par la plateforme pourront être traités.

4 – Importation de fichiers PDF

Vous pouvez également traiter des fichiers PDF. Les images contenues dans le PDF seront extraites et lues comme s’il s’agissait d’images.

Les copies numérisées sont traitées dans l’ordre dans lequel les images ont été ajoutées dans le fichier PDF.

 Note : Seuls des fichiers PDF correspondant aux formats de copies générés par la plateforme pourront être traités.

1 – Options de paramétrage

Il est possible de paramétrer les réglages du scanner ainsi que d’autres options du logiciel.

2 – Ne pas tenir compte du code document

Cette option permet de ne pas utiliser le code en bas du document pour identifier et associer une ou plusieurs copies.

Si un candidat a altéré ce code, cette option permettra de  numériser la fiche sans vérifier la validité du code d’épreuve.

Cette option sera activée uniquement sur la session en cours (c’est-à-dire tant que vous ne vous déconnectez pas de l’application).

3 – Supprimer toutes les copies

Cette fonction permet de réinitialiser les numérisations pour une épreuve. Toutes les copies numérisées seront supprimées afin de recommencer l’acquisition.

Dans le cas où les copies ont déjà été envoyées et que l’utilisateur les renvoie à nouveau, celles-ci seront en doublon sur la plateforme internet.  L’utilisateur devra alors choisir la version de la copie qu’il souhaite conserver sur la plateforme.

4 – Choix du scanner

Si vous changez de scanner, cette fonction vous permet de sélectionner le driver TWAIN correspondant au nouveau scanner pour pouvoir numériser vos copies.

5 – Paramétrage du scanner

Les paramètres du scanner sont réglés par défaut. En cas de problème de lisibilité sur une copies (ex : encre trop clair), vous avez  la possibilité de modifier les  éléments suivants :

• La luminosité (50% par défaut)
• Le contraste (50% par défaut)
• Le gamma (1 par défaut)
• La résolution (200 DPI par défaut)
• Le choix de la numérisation Couleur, Niveaux de gris ou en Noir et Blanc (selon le type de document correspondant à l’épreuve numérisée, le module de Lecture appliquera par défaut le choix le plus adapté).

1 – Numérisation

L’interface de Numérisation contient l’ensemble des outils permettant l’acquisition des  copies et la lecture des données.

Elle permet la gestion des trois types de documents :

• Grilles de QCM
• Questionnaires avec réponses
• Copies rédactionnelles

Vous pouvez ici consulter les messages dans le journal des événements ; les candidats dans la liste prévue ; et vérifier le nombre de pages numérisées.

Les aides pour la numérisation sont disponibles via le bouton Aide du bandeau principal.

2 – Numérisation des copies

Après avoir placé les feuilles dans le bac du scanner dans le sens décrit sur le schéma, il suffit d’appuyer sur le bouton Démarrer le traitement pour lancer la numérisation et la reconnaissance automatique.

A chaque passage de feuille, une association est effectuée automatiquement à un candidat. Il est possible de visualiser les associations grâce aux images à droite de l’interface qui s’affichent en temps réel.

Chaque candidat identifié passera en vert dans la liste des candidats, et l’indication du nombre de pages sera affichée.

La partie supérieure de l’interface affiche trois compteurs : le nombre de copies associées, le nombre de copies non associées et enfin le nombre total de copies lues pour l’épreuve.

Le journal des événements vous permettra d’être averti des éventuels problèmes en temps réel.

Il peut survenir quatre types de problèmes à la numérisation. L’étape de Validation vous permettra de les résoudre avant d’envoyer les informations sur la plateforme internet.

3 – Numériser des grilles de réponses (QCM)

Les grilles réponses sont au format A4 Recto. Le nombre de questions est donc limité à l’espace disponible sur la page.

L’association des copies sera automatique dans la limite d’une copie par candidat.

4 – Numériser des questionnaires réponses (QCM ou QROC)

La numérisation des questionnaires réponses est limitée au nombre de pages défini par le questionnaire (une page recto verso A4 ou A3 maximum). Les candidats ne peuvent pas ajouter de feuilles annexes comme par exemple des brouillons.

Le module détectera les copies en doublons pour vous permettre d’annuler une copie numérisée et de la remplacer.

5 – Numériser des copies rédactionnelles

Les copies rédactionnelles peuvent être ajoutées en nombre de feuilles illimité pour un même candidat. Les doublons n’existent pas pour les copies rédactionnelles.

1 – Connexion

Pour ouvrir le logiciel, double-cliquez sur l’icône  du module le Lecture installé sur le bureau de votre ordinateur.

Au démarrage, l’application affiche une interface de connexion (similaire à celle de l’application sur internet) qui permet de s’identifier sur le module de Lecture à l’aide des mêmes identifiant et mot de passe que ceux

Note : Vous avez la possibilité d’être connecté avec vos identifiants sur l’application internet et sur le module de lecture en même temps.

2 – Accueil

Une fois connecté, l’accueil affiche la ou les épreuves qui sont en cours pour être numérisées. Le bandeau supérieur vous indique à quelle étape de la procédure vous vous trouvez :

• Acceuil : choix de l’épreuve à numériser
• Numérisation : démarrage de la numérisation des copies ou import de copies numérisées (PDF, JPEG, TIF)
• Validation : contrôle des informations lues et envoi des copies vers la plateforme internet. Les copies numérisées seront disponibles depuis l’onglet Epreuve, en sélectionnant l’épreuve correspondante dans la liste.

Si vous ne disposez que d’une seule épreuve à numériser, le logiciel passera directement à l’étape suivante de numérisation.

Si vous disposez de plusieurs épreuves à numériser, il vous suffira de sélectionner l’épreuve concernée et de cliquer sur Numériser l’épreuve. Un double clic vous permet également de numériser l’épreuve sélectionnée.

Rappel : Pour numériser correctement une épreuve, les copies doivent disposer du code de l’épreuve généré automatiquent lors de l’activation de l’épreuve dans l’application. Vous devez donc avoir préalablement activé puis imprimé les copies pour pouvoir numériser les copies correctement.

Si vous venez d’activer une épreuve sur la plateforme et que rien n’apparaît dans la liste, utilisez le bouton « Actualiser » ou retourner dans l’application pour vérifier que vous avez correctement activé votre épreuve.

Note : Vous pouvez revenir à l’accueil en cliquant sur le bouton du menu principal. Si une session de traitement est en cours, le retour à l’accueil  est bloqué tant que l’on n’aura pas terminé les traitements.