Il est possible d’importer des candidats depuis un fichier texte (.csv, .txt) ou Excel (.xls, .xlsx). Le plus simple est de faire un tableur Excel avec une colonne comprenant les informations relatives à chacun de vos élèves : Nom, Prénom, Date de naissance, Code, email.

Pour cela, aller dans la section « Administration / Candidats ». Ouvrez une liste existante ou vierge, et cliquez sur le bouton « Importer » :

L’application vous donnera un aperçu du contenu de votre fichier. Il sera peut-être nécessaire de redéfinir les types de fin de ligne et de séparateur afin de correspondre au format de votre fichier à l’aide des paramètres de la fenêtre d’importation.

Pour éviter, par exemple d’importer les libellés des colonnes,  vous pouvez également définir le Numéro de la ligne de départ à partir de laquelle vous souhaitez importer les données de votre fichier.

Dans le cas d’un fichier Excel, il est possible de sélectionner la feuille correspondant aux données à importer en modifiant la valeur du paramètre Feuille depuis la fenêtre d’importation.

Une fois cette étape terminée vous pouvez cliquer sur Suivant, l’ordinateur  analysera  tout le contenu du fichier et vous indiquera si tous les candidats ont les informations nécessaires à l’importation et qu’elles sont  aux bons formats. En cas de problème,  la ligne incriminée comportera une croix rouge dans la colonne Valide et la donnée posant problème apparaitra en rouge. Il suffira de corriger les informations posant problème en sélectionnant la ligne et en cliquant sur le bouton « Terminer« .

La finalisation de l’importation ne sera possible qu’après avoir résolu tous les problèmes détectés.

Les codes des candidats sont uniques et il peut arriver que le système détecte que certains codes existent déjà. Dans ce cas, il vous proposera de mettre à jour les données du système avec celles contenues dans votre fichier. Si ce n’est pas une mise à jour, il est conseillé d’annuler et de corriger votre fichier avant de relancer la procédure d’importation.

Si l’information Mot de passe du candidat n’est pas renseignée dans votre fichier, le système en générera un automatiquement. Ce mot de passe permettra au candidat de se connecter sur l’application pour répondre à une épreuve numérique.

Un candidat peut être présent dans plusieurs listes. Vous pouvez donc alimenter une liste de candidats en utilisant des candidats présents dans une autre liste (globale ou personnelle).
Pour cela, aller dans la section « Administration / Candidats ». Ouvrez une liste existante ou vierge, et cliquez sur le bouton « Importer » :

Choisissez la liste source avec le menu déroulant, puis faites une sélection des candidats que vous souhaitez ajouter à votre liste. Faites Ajouter la sélection, ou, si vous souhaitez ajouter le contenu de toute la liste faites Ajouter la liste.

Les candidats ajoutés ne sont pas déplacés, ils apparaitront dans les deux listes.

Le candidat est la personne à qui on attribue des copies, corrections et notations dans le système. Un candidat accède uniquement à l’interface de passation d’épreuves numériques et répond aux questions sur les copies papier prévues dans le système. Il reçoit aussi ses résultats (note, corrigé avec explications qui peuvent figurer dans les « rapports individuels », téléchargeables depuis l’interface de résultats d’une épreuve).

Lorsque vous sélectionnez une liste de candidats et cliquez sur «Editer», cinq actions vous sont proposées : créer, éditer et supprimer un candidat, importer et exporter des candidats.

Les éléments qui définissent un candidat sont :

• Le nom et prénom : limités à 60 caractères chacun.
• Le code identifiant : Limité à vingt caractères maximum de type alphabétique et/ou numérique (10-8 caractères recommandés).
• L’email (facultatif) : sera utilisé pour envoyer les identifiants et adresse de connexion pour une passation numérique ainsi que pour envoyer des corrections.
• Un mot de passe : indispensable dans le cadre d’une  épreuve numérique « Évaluation par internet ». Il devra obligatoirement être composé de huit chiffres.
• La date de naissance : au format jj/mm/aaaa.

La liste de candidats prévoit un ensemble de champs par défaut : Code, Nom, Prénom, Date de naissance et Email.
La gestion administrative des données concernant un candidat différe selon les établissements : Passnum permet donc de définir jusqu’à 5 données supplémentaires pour identifier un candidat.

Pour cela, depuis la gestion des listes de candidats, il suffit d’accéder à « Données supplémentaires » dans le bouton « Autres »

Sur cet interface, l’administrateur peut paramétrer l’utilisation de ces données en choisissant de les activer et les nommer en fonction du nombre de données supplémentaire nécessaires :

Chaque donnée supplémentaire activée génère l’ajout d’une colonne dans l’interface de gestion des candidats et dans les fichiers d’exportation :

Les candidats sont enregistrés dans Passnum sous forme de listes regroupant des candidats destinés à passer une épreuve ou plusieurs épreuves. Ces listes comprennent les informations personnelles des candidats (nom, prénom, code d’identification, date de naissance, et adresse email (facultatif).

Tout utilisateur peut créer une liste de candidats. Un candidat reste unique dans le système (code d’identification unique) mais peut apparaitre dans plusieurs listes.

On peut donc créer une nouvelle liste,  la renommer, la supprimer (les candidats d’une liste supprimée continuent d’exister dans le système mais il est préférable de les transférer dans une autre liste avant la suppression) et modifier son contenu.

Il existe deux types de listes dans Passnum : les listes globales et listes personnelles. Lors de la création d’une liste, le choix vous est proposé : il n’est ensuite plus possible de revenir en arrière une fois le choix de type de liste effectué.

Liste globale

Une liste globale est une liste qui sera partagée entre tous les utilisateurs d’un même compte. Ce type de liste peut être créé par tout utilisateur disposant des droits de gestion administrative pour « créer/gérer les listes de candidats globales ».

Il est possible de rajouter des candidats lors de la numérisation ou lors de la correction directement, les ajouts seront effectifs pour chaque compte-utilisateur.

Liste personnelle

Tous les utilisateurs du système peuvent créer leurs listes personnelles, ils auront également la possibilité de rajouter des candidats à la numérisation ou à la correction sans passer par un compte Administrateur. Ces listes ne seront visibles que pour l’utilisateur les ayant créées.

A noter :

• Une liste globale ne contient pas de candidats issus d’une liste personnelle, car celle-ci est propre à un utilisateur.
• En revanche, une liste personnelle peut contenir des candidats déjà enregistrés dans une liste globale. Dans ce cas, le candidat enregistré dans les deux listes garde un même numéro unique, ce qui permettra d’éviter les doublons.
• Une liste de candidats ne peut pas contenir deux candidats avec le même code identifiant.