La liste de candidats prévoit un ensemble de champs par défaut : Code, Nom, Prénom, Date de naissance et Email.
La gestion administrative des données concernant un candidat différe selon les établissements : Passnum permet donc de définir jusqu’à 5 données supplémentaires pour identifier un candidat.

Pour cela, depuis la gestion des listes de candidats, il suffit d’accéder à « Données supplémentaires » dans le bouton « Autres »

Sur cet interface, l’administrateur peut paramétrer l’utilisation de ces données en choisissant de les activer et les nommer en fonction du nombre de données supplémentaire nécessaires :

Chaque donnée supplémentaire activée génère l’ajout d’une colonne dans l’interface de gestion des candidats et dans les fichiers d’exportation :

Les candidats sont enregistrés dans Passnum sous forme de listes regroupant des candidats destinés à passer une épreuve ou plusieurs épreuves. Ces listes comprennent les informations personnelles des candidats (nom, prénom, code d’identification, date de naissance, et adresse email (facultatif).

Tout utilisateur peut créer une liste de candidats. Un candidat reste unique dans le système (code d’identification unique) mais peut apparaitre dans plusieurs listes.

On peut donc créer une nouvelle liste,  la renommer, la supprimer (les candidats d’une liste supprimée continuent d’exister dans le système mais il est préférable de les transférer dans une autre liste avant la suppression) et modifier son contenu.

Il existe deux types de listes dans Passnum : les listes globales et listes personnelles. Lors de la création d’une liste, le choix vous est proposé : il n’est ensuite plus possible de revenir en arrière une fois le choix de type de liste effectué.

Liste globale

Une liste globale est une liste qui sera partagée entre tous les utilisateurs d’un même compte. Ce type de liste peut être créé par tout utilisateur disposant des droits de gestion administrative pour « créer/gérer les listes de candidats globales ».

Il est possible de rajouter des candidats lors de la numérisation ou lors de la correction directement, les ajouts seront effectifs pour chaque compte-utilisateur.

Liste personnelle

Tous les utilisateurs du système peuvent créer leurs listes personnelles, ils auront également la possibilité de rajouter des candidats à la numérisation ou à la correction sans passer par un compte Administrateur. Ces listes ne seront visibles que pour l’utilisateur les ayant créées.

A noter :

• Une liste globale ne contient pas de candidats issus d’une liste personnelle, car celle-ci est propre à un utilisateur.
• En revanche, une liste personnelle peut contenir des candidats déjà enregistrés dans une liste globale. Dans ce cas, le candidat enregistré dans les deux listes garde un même numéro unique, ce qui permettra d’éviter les doublons.
• Une liste de candidats ne peut pas contenir deux candidats avec le même code identifiant.